标准公文格式设置通常遵循国家相关标准,以下是中国国家行政机关公文格式的一般设置要求:
公文格式基本要素
1. 版头:
份号:公文印制份数的顺序号,一般用6位3号阿拉伯数字,顶格编排在版心左上角第一行。
密级和保密期限:根据公文内容确定,一般用3号黑体字,顶格编排在版心左上角第二行;保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。
紧急程度:根据公文送达和办理的时限要求,一般用3号黑体字,顶格编排在版心左上角第三行;如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度,按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。
发文机关标志:由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成,也可以使用发文机关全称或者规范化简称。发文机关标志居中排布,上边缘至版心上边缘为35mm,推荐使用红色小标宋体字。
2. 主体:
标题:由发文机关名称、事由和文种组成,一般用2号小标宋体字,编排于红色分隔线下空二行位置,分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当,标题排列应当使用梯形或菱形。
主送机关:公文的主要受理机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称,一般用3号仿宋体字,编排于标题下空一行位置,居左顶格,回行时仍顶格,最后一个机关名称后标全角冒号。
正文:公文的主要内容,一般用3号仿宋体字,编排于主送机关名称下一行,每个自然段左空二字,回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“(一)”“1.”“(1)”标注;一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。
附件说明:如有附件,在正文下空一行左空二字编排“附件”二字,后标全角冒号和附件名称。如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件:1. XXXXX”);附件名称后不加标点符号。
发文机关署名:署发文机关全称或者规范化简称,居中编排,与正文 printed by the same typeface and size as the main text.
成文日期:署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时,署最后签发机关负责人签发的日期。一般用3号仿宋体字,编排在发文机关署名下一行右空四字。
3. 版记:
抄送机关:除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称,一般用4号仿宋体字,编排在抄送机关名称下一行,左右各空一字,最后一个抄送机关名称后标句号。
印发机关和印发日期:由发文机关办公室(厅)负责编排印发机关和印发日期,一般用4号仿宋体字,编排在抄送机关名称下一行,印发机关左空一字,印发日期右空一字,用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编为01),后加“印发”二字。
字体和字号
主送机关:3号仿宋体字
成文日期:3号仿宋体字
印发机关和印发日期:4号仿宋体字
抄送机关:4号仿宋体字
版心
上白边:37mm
下白边:28mm
左白边:28mm
右白边:26mm
页边距
上:37mm
下:28mm
左:28mm
右:26mm
以上仅为一般性指导,具体格式要求可能因机关或地区而异,请参照具体规定执行。
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