档案转递通知单通常是用来记录档案转移过程的重要文件,它包含了档案转递的详细信息,如转出单位、转入单位、档案编号、转递日期等。
一般情况下,档案转递通知单会随同档案一起转递,但并不直接放在档案内。以下是几种常见的处理方式:
1. 随档案转递:通知单通常会与档案一起封装,但不直接放入档案袋内,而是放在档案袋的外部或附在档案袋的封面处,以便接收方能够立即看到转递通知。
2. 单独存放:有时为了便于管理,通知单会单独存放在一个文件袋或文件夹中,与档案分开存放。
3. 扫描电子版:在数字化档案管理系统中,通知单通常会以电子文档的形式存储,并与档案的电子版一起保存。
4. 存档记录:在某些情况下,档案转递通知单会作为一份存档记录,存放在档案管理部门的档案目录或索引中,而实际的纸质通知单则可能不再随档案一同转递。
具体存放方式可能会根据档案管理的规定和实际操作习惯有所不同。档案转递通知单是档案转递过程中的重要凭证,应当妥善保管,确保其安全性和可追溯性。
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